Gestion de note de frais : Quelles méthodes à adopter?

L’époque où il fallait noter sur papier les différentes factures d’entreprise avancées par les travailleurs est révolue. Tout va vite dans cette nouvelle ère, ce qui profite aussi bien à l’entreprise qu’au personnel. Ainsi, les travailleurs en charge de la comptabilité analytique et des ressources humaines utilisent désormais des outils dédiés pour les gérer. Ces logiciels de contrôle des dépenses informatiques sont simples à utiliser. Vous devez toutefois les sélectionner avec soin, car chaque progiciel possède son propre ensemble de fonctionnalités. Par conséquent, le choix d’un progiciel doit être fait avec prudence.

Logiciel gratuit ou payant ?

Il est important de rappeler qu’il existe deux formes d’applications de contrôle des coûts : gratuites et payantes.

Le premier service gratuit est spécifiquement conçu pour les entreprises ayant un nombre limité de rapports de coûts à gérer. En effet, un package gratuit ne dispose pas de tous les modules nécessaires à la gestion d’un grand nombre de rapports de coûts. C’est pourquoi il est offert gratuitement. Ensuite, il est possible qu’il contienne des virus, ce qui nécessite d’être prudent lors du téléchargement du logiciel.

L’application payante, quant à elle, est dotée d’une multitude de fonctionnalités pour la gestion des comptes de coûts. En d’autres termes, il s’agit d’une plateforme de reporting budgétaire performante destinée aux entreprises de taille moyenne et aux grandes entreprises.

Comment reconnaître un bon logiciel de gestion de notes de frais ?

Les options de gestion abondent sur le marché actuel. Quelques fonctionnalités vous permettent de décider de la performance des notes de frais :

La compatibilité et la légèreté : Lors du choix d’une application de gestion, la capacité à fonctionner avec divers systèmes d’exploitation est essentielle. Mais ce n’est pas tout, il faut encore qu’elle puisse se fondre dans le dispositif sans avoir de problème. La plupart des bons outils de gestion des notes de frais peuvent convertir les images des textes écrits en fichiers texte ;
Qualité de l’interface : une bonne interface doit être simple et facile à comprendre. Il est vrai que tout le monde n’est pas à l’aise avec les programmes informatiques. De ce fait, il devient indispensable de mettre à disposition un outil ouvert à tous les profils ;
La fonctionnalité ” gestion des avances ” : ce module assure la gestion des avances et acomptes accordés aux salariés ;
la fonction ” multidevises ” : ce module assure la gestion des avances et acomptes accordés aux salariés ;

D’autres détails doivent être vérifiés avant de pouvoir déterminer la précision et la cohérence des applications de suivi des coûts. Le plus important est d’en choisir une qui corresponde aux besoins, à l’échelle et au budget de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel de notes de frais ?

Lorsque les coûts professionnels sont peu nombreux, il est facile d’en assurer le suivi. Cependant, lorsque l’ampleur augmente, cela peut facilement se transformer en cauchemar. C’est tout l’intérêt du programme de rapport de coûts, qui est un outil informatique essentiel dans les RH. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des avantages de l’utilisation de cette forme de logiciel pour les rapports de coûts :

Des gains de temps importants qui profitent à la fois au personnel et à l’entreprise ;

Traitement précis des demandes de remboursement ; saisie rapide et précise des différentes données ;

Des contrôles qui permettent de détecter les fraudes .

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