Le suivi des activités est une pratique d’entreprise qui consiste à enregistrer toutes les heures de travail effectif ainsi que des détails sur les activités réalisées, les projets achevés ou les clients pour lesquels ces tâches ont été effectuées.
Ces données peuvent être utilisées à diverses fins, notamment pour la facturation des clients, la gestion des projets et la paie des employés.
Qu’est-ce que le suivi d’activité ?
Le contrôle de l’activité consiste à suivre la présence et l’absence de vos employés sur une base quotidienne, en tenant compte de tous les scénarios possibles tels que les heures supplémentaires, le travail de nuit, les horaires décalés, les déplacements, etc.
Vous pouvez personnaliser l’axe par projet, département, tâche, client, etc. Ainsi, vous aurez accès à une variété de filtres pour analyser l’activité de votre entreprise. Les unités de temps doivent également être configurées selon vos préférences : date du jour, heure, minute, etc. C’est à vous de décider si vous souhaitez un suivi hebdomadaire ou mensuel.
Quel est son intérêt pour une entreprise ?
Pourquoi devriez-vous mettre en place un outil de gestion du temps auprès de vos collaborateurs?
- Vous maîtrisez vos coûts en suivant de manière analytique le temps que vous passez.
- Vos activités deviennent plus visibles pour vous.
- Vous pouvez modifier la répartition des missions en fonction du temps passé.
Grâce à la traçabilité et à l’enregistrement des heures, vous disposez d’un outil d’appui pour votre gestion RH et financière, par exemple pour modifier les fiches de paie ou les soldes de congés.
Pourquoi le mettre en place dans son entreprise ?
La mise en place d’une procédure de contrôle des activités et du temps de travail des employés est essentielle pour une gestion des ressources humaines.
Cette GTA (Gestion des Temps et des Activités) vise à limiter le nombre d’heures travaillées sur chaque activité, projet ou client. Elle a un impact non seulement sur le département RH, mais aussi sur les autres départements opérationnels et, par conséquent, sur l’ensemble de la structure de l’entreprise.
Il permet non seulement de suivre l’avancement des activités, mais aussi de mettre en place un suivi budgétaire (prévisionnel et réalisé).
Une GTA efficace et fiable permet à toute organisation d’avoir une vision à 360° des activités et des heures de travail effectuées par chacun de ses personnels.
Les activités seront alors adaptées aux besoins réels et aux ressources disponibles (modulation du temps de travail et des cycles horaires). Cette harmonie est également importante pour la viabilité à long terme d’une entreprise.
Elle est particulièrement cruciale pour les start-ups et les petites entreprises, qui ne disposent pas de la même flexibilité fiscale que les grandes sociétés.
Le suivi du temps et des activités est l’un des leviers de performance d’une entreprise. Grâce à cette procédure, les nombreux acteurs d’une organisation pourront se concentrer sur les missions les plus critiques et les plus valorisantes.
Les entreprises qui utilisent la gestion des activités amélioreront leurs performances et leur efficacité tout en contrôlant les dépenses liées aux différents projets.
En résumé, le suivi d’activité permet à l’entreprise de bénéficier d’une organisation RH structurée mais aussi d’améliorer les échanges et la communication entre les services RH en offrant à chaque responsable ou directeur une visibilité sur l’ensemble des actions salariales afin d’optimiser la gestion des RH.
Comment effectuer un suivi d’activité efficacement ?
La première étape consiste à définir vos besoins. Le travail de nuit, l’activité saisonnière, et la grande majorité du télétravail… Qu’est-ce qui distingue votre organisation ? Renseignez-vous également sur les attentes et les préoccupations des employés. Envoyez des sondages ou des enquêtes, formez des groupes de travail, etc.
Quel est l’objectif ? Anticipez en envisageant tous les scénarios probables.
La deuxième étape consiste à choisir une solution appropriée qui respecte votre budget. L’interface est-elle programmable ? Les feuilles de temps sont-elles personnalisables ? Pouvez-vous configurer des notifications basées sur des règles de gestion ? L’outil est-il compatible avec le programme de paie que vous utilisez ?
Pour éviter les mauvaises surprises, posez-vous ces questions. Vous pouvez travailler sur des feuilles pré-remplies, mais elles doivent être personnalisées en fonction des spécificités de votre structure.
La troisième phase consiste à former les employés et à gérer le changement. Quelles vont être les réactions de vos employés ? Sont-ils ouverts à de nouvelles expériences ?
Démontrez en quoi la solution choisie est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.
La formation au logiciel doit être adaptée à votre rythme si vous souhaitez automatiser le suivi de vos activités. Enfin, une communication efficace est essentielle. Répondez aux questions des employés et fournissez-leur une assistance aussi longtemps que nécessaire.
Pour le suivi d’activité : Pensez digital
Numériser une organisation publique ou privée revient à actionner un puissant levier de performance. Lorsqu’une entreprise a délégué ce suivi difficile et chronophage à un logiciel d’automatisation des processus, elle est devenue plus productive.
Les missions à forte valeur ajoutée sont sélectionnées car elles font gagner du temps aux managers. En outre, les coûts des projets sont maîtrisés. Les formulaires traditionnels et les solutions de type tableur, comme les tableaux Excel, ont montré leur importance, mais il est temps de créer une place pour la performance. Choisissez des outils numériques tels que le logiciel Sirh.
Pourquoi utiliser un logiciel SIRH pour le suivi d’activité ?
Pour un suivi précis
Il est essentiel de développer des moyens de suivre les actions des équipes avec un résumé de l’activité quotidienne afin de gérer correctement l’activité de l’entreprise. Il est également essentiel d’examiner le temps passé par votre personnel sur un client, un dossier ou un projet spécifique. Un suivi précis de l’activité vous fera gagner du temps dans la gestion des ressources humaines et améliorera votre fonctionnement interne.
Ces résumés donnent aux employés un sentiment de responsabilisation et d’autonomie par rapport aux tâches qu’ils doivent accomplir chaque jour. Le dévouement et la motivation des employés à leur poste s’en trouvent renforcés. Par conséquent, l’organisation gagne en productivité grâce à un outil de gestion efficace, tel qu’une solution SIRH.
En amont, à l’aide d’une technologie de gestion comme le SIRH, le responsable d’équipe peut établir des calendriers d’activités et gérer le temps prévu afin de guider l’employé dans l’exercice de ses responsabilités.
Pour la flexibilité
Un logiciel SIRH vous permet de gagner en flexibilité dans les projets que vous mettez en place au sein de votre entreprise. En effet, vous avez accès à des tableaux de type Kanban pour la gestion des projets. Vous pouvez ainsi suivre l’état de vos projets en temps réel, notamment leur avancement, la durée estimée du projet, le temps passé à travailler sur le projet et les membres de l’équipe affectés aux projets. De plus il centralise toutes les données de votre établissement, éliminant ainsi le besoin d’une pléthore de logiciels pour votre entreprise.
De plus, des tableaux peuvent être mis à la disposition du client afin de créer un processus interactif tout au long du projet et de répondre parfaitement à ses attentes en matière de projet. C’est ce que signifie travailler avec des méthodes agiles. Il s’agit d’un ensemble de méthodes de travail qui permet de confier la gestion du projet à l’ensemble de l’équipe, les besoins primant sur le plan d’action défini.
Une gestion de projet bien organisée et adaptable permet d’augmenter la productivité et l’autonomie des employés. Par conséquent, ce type de logiciel est un excellent outil pour guider l’activité d’une entreprise à travers les projets mis en place pour accroître son chiffre d’affaires. En effet, la gestion de projet n’est pas un processus qui doit être négligé par une entreprise.
Les KPI
Il est essentiel de suivre les indicateurs clés de performance, ou ICP, afin de mesurer la pertinence et l’impact des actions menées au sein de l’entreprise (Key Performance Indicator). Ces indicateurs permettent de calculer le ROI (retour sur investissement) des projets ou d’évaluer l’influence d’une stratégie RH sur l’activité de l’entreprise.
Différentes fonctions permettent d’accéder à ces indications en quelques clics de souris, faisant de ce type de logiciel un outil de gestion et de suivi efficace.
Des indicateurs tels que le nombre d’entretiens réalisés, le coût annuel de la formation, le taux d’absentéisme sont couramment utilisés pour la gestion des ressources humaines dans la fonction RH. La BDES (base de données économiques et sociales) est également une source essentielle d’indicateurs RH car elle sert de ressource pour la consultation annuelle de la direction du CSE.
L’utilisation d’outils pour établir ces indications ne doit pas être négligée. Cela permet un contrôle efficace de l’activité de l’entreprise par une gestion coordonnée des ressources humaines.
Source : isirh.fr – factorial.fr